Actele necesare de care au nevoie sibienii plecaţi în străinătate pentru starea civilă

În considerarea responsabilităților Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Sibiu, instituţie publică de interes judeţean organizată în subordinea Consiliului Judeţean Sibiu, cu atribuţii de coordonare şi control metodologic a activităţilor specifice de evidență a persoanelor și stare civilă desfășurate de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor operaționale la nivelul județului Sibiu, respectiv de primării, acolo unde nu au fost constituite astfel de servicii, readucem la cunoștința cetățenilor județului Sibiu următoarele:

Actele de stare civilă – naştere, căsătorie şi deces, ale cetăţenilor români, întocmite de autorităţile străine pe teritoriul cărora aceştia se află, au putere doveditoare în ţară numai dacă sunt înscrise sau transcrise în registrele de stare civilă române – ambele proceduri finalizându-se cu eliberarea unor certificate de stare civilă româneşti (naştere, căsătorie şi deces).

• Transcrierea certificatelor şi a extraselor de stare civilă străine se efectuează în România cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului și cu avizul prealabil al Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Sibiu. A se reţine obligaţia cetăţeanului român care, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului sau a extrasului de stare civilă străin, trebuie să ceară transcrierea acestor acte la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau la primăria unităţii administrativ-teritoriale pe raza căreia domiciliază.
• Referitor la cetăţenii români aflaţi în străinătate, aceştia pot solicita înscrierea în registrele de stare civilă române, de la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, a certificatelor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, care îi priveşte, în cazul în care înregistrarea actului sau faptului de stare civilă a fost făcută în prealabil la autoritatea din statul în care aceştia se află, înscrierea realizându-se cu aprobarea şefilor misiunilor diplomatice sau ai oficiilor consulare.
• În cazul transcrierii certificatelor şi a extraselor de stare civilă străine, solicitantul se adresează autorităţii competente din România prezentând următoarele documente:

1. certificatul/extrasul de stare civilă/extrasul multilingv eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată (observație: traducerea în limba română nu este necesară în cazul extrasului multilingv, eliberat conform Convenției de la Viena);
2. fotocopii ale certificatelor de naştere şi de căsătorie, fotocopii ale actului de identitate sau paşaportului, după caz;
3. declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, dacă sunt cetăţeni români, sau numai a soţului cetăţean român, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie;
4. declarația soților privind legea aplicabilă regimului matrimonial ales (această declarație este obligatorie în condițiile în care căsătoria s-a încheiat ulterior datei de 1 octombrie 2011);
5. declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului, în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite;
6. declaraţie din partea titularului actului ori a reprezentantului legal sau a persoanei îndreptățite că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit.

Nu în ultimul rând reiterăm faptul că, documentele administrative emise de autorităţile străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă române, precum şi traducerile acestora, care sunt făcute la un notar public din străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: a) documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga se apostilează; b) documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate; c) documentele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute la lit. a) sau b) se supralegalizează.

Recomandăm persoanelor care se află în situația de a solicita transcrierea certificatului/extrasului de stare civilă să se adreseze, din timp, chiar înainte de a depune documentația aferentă, serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor de pe raza județului sau ofițerului de stare civilă delegat din cadrul primăriei, misiunii diplomatice/oficiului consular de carieră al României din străinătate, după caz, ori instituției noastre, pentru obținerea oricăror informații în domeniul de referință și, de asemenea, le mai recomandăm să consulte, cu atenția cuvenită,  documentele de stare civilă, și nu numai, eliberate de către autoritățile române, cât și de către autoritățile străine, pentru a preîntâmpina efectuarea unor demersuri suplimentare, de cele mai multe ori și cu costuri substanțiale.

De asemenea, informații suplimentare se pot obține accesând website-ul instituției noastre www.djepsibiu.ro, în secțiunile dedicate acestei activități.